Privacyreglement

Privacyreglement Bewegen Werkt Holding B.V.

De manier waarop Bewegen Werkt Holding B.V. en alle werkmaatschappijen omgaan met het verwerken en opslaan van persoonsgegevens.

Datum: 20 augustus 2018

Bewegen Werkt Holding B.V. is aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en is door de Autoriteit Persoonsgegevens opgenomen onder nummer m1483316.

Algemene bepalingen

1. Begripsbepalingen

Als wordt gesproken over ‘zijn’ of andere verwijzingen naar mannelijke personen, worden alle natuurlijke personen bedoeld.

1.1 Persoonsgegeven:

Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (levend persoon).

1.2 Bijzondere persoonsgegevens:

Persoonsgegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van een vakvereniging en om strafrechte¬lijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag. In dit document wordt bij verwijzing naar persoonsgegevens ook bijzondere persoonsgegevens bedoeld.

1.3 Verwerking van persoonsgegevens:

Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens. Dat is in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

1.4 Bewegen Werkt Holding B.V. (de Verwerkers Verantwoordelijke):

Dit betreft de medewerkers van de Bewegen Werkt Holding B.V. (hierna wordt dit Bewegen Werkt genoemd) en haar werkmaatschappijen die in aanraking komen met persoonsgegevens.

1.5 Verwerker:

Degene die voor Bewegen Werkt de persoonsgegevens verwerkt, zonder aan haar rechtstreeks gezag te zijn onderworpen, zoals een softwarebouwer of hostingprovider, een licentiehouder van één van de diensten van Bewegen Werkt, een ZZP-er, et cetera.

1.6 Betrokkene:

Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft. Dit betreft de opdrachtgever of deelnemer bij één van de diensten van Bewegen Werkt.

1.7 Derde:

Ieder, niet zijnde Bewegen Werkt, de verwerker, de betrokkene, of enig persoon onder rechtstreeks gezag van Bewegen Werkt.

1.8 Toestemming van de betrokkene:

Betrokkene heeft kennis van de aard, het doel, de wijze en reikwijdte van de gegevensverwerking en geeft in vrijheid ondubbelzinnige toestemming voor de verwerking van zijn/haar gegevens door Bewegen Werkt.

1.9 Uitdrukkelijke toestemming van betrokkene:

Betrokkene heeft kennis van de aard, het doel, de wijze en reikwijdte van de gegevensverwerking en geeft in vrijheid ondubbelzinnige toestemming voor de verwerking van zijn/haar gegevens door Bewegen Werkt waarbij deze toestemming expliciet bevestigd wordt door betrokkene door een directe verklaring (bewuste handeling).

1.10 Inzage:

Onder inzage van persoonsgegevens wordt verstaan het inzien van persoonsgegevens zonder over verwerkingsbevoegdheid te beschikken waarmee de gegevens onder verantwoordelijkheid blijven van Bewegen Werkt.

1.11 Autoriteit Persoonsgegevens:

De organisatie die toezicht houdt op de naleving van de privacywetgeving.

2. Toepassingsgebied

Dit reglement is van toepassing op elke verwerking van persoonsgegevens door Bewegen Werkt. Als verwerkers verantwoordelijke in de zin van dit reglement wordt aangemerkt:

Bewegen Werkt Holding B.V. (afgekort Bewegen Werkt)
Per adres: Welnalaan 5, 7523 NG Enschede
Per mail: info@bewegenwerkt.nl

Alle aan Bewegen Werkt Holding B.V. verbonden werkmaatschappijen:

  • Bewegen Werkt BV
  • Ergo Control B.V.
  • ACE Nederland BV (Allen Carr’s Easyway ‘Stoppen met roken’)
  • Beweeg Mee BV

houden zich aan dit reglement.

3. Geldende wet- en regelgeving

Op de verwerking van persoonsgegevens door Bewegen Werkt, is de geldende wet en regelgeving rondom bescherming persoonsgegevens van toepassing.

De verwerking van persoonsgegevens

3. Doelen

Persoonsgegevens waar Bewegen Werkt over beschikt worden verwerkt met het oog op ten minste één van onderstaande drie doelstellingen:

1. goede diensten te verlenen aan deelnemers/betrokkenen door;

a. betrokkene uit te nodigen voor deelname aan diensten;

b. betrokkene en/of opdrachtgever te informeren over de te leveren diensten van Bewegen Werkt en/of te ondersteunen in de participatie aan betreffende diensten. Hierbij wordt onder andere gedoeld op het verstrekken van inloggegevens, informatie t.a.v. locatie(-wijzigingen) en benodigdheden;

c. de opdrachtgever te informeren over geanonimiseerde resultaten op groepsniveau op het gebied van gezondheid, arbeidsomstandigheden, inzetbaarheid van deelnemers aan de diensten op basis waarvan de opdrachtgever passende vervolgactiviteiten kan aanbieden aan deelnemer(s);

d. betrokkene te informeren over persoonlijke resultaten op het gebied van gezondheid, arbeidsomstandigheden, inzetbaarheid, participatie en leefstijl en te adviseren over eventuele vervolgactiviteiten gericht op genoemde leefgebieden;

e. de opdrachtgever van individuele resultaten van deelnemers/betrokkene te voorzien met het oog op continuïteit van zorg en ondersteuning van de betrokkene (zie ook hieronder punt 2 a 2˚);

2. het leveren van hoge kwaliteit diensten aan de opdrachtgever, door;

a. groepsrapporten en statistieken, bestaande uit geanonimiseerde deelnemersresultaten, op te stellen en te verstrekken aan de opdrachtgever, mits;

1˚ het opgestelde rapport bestaat uit de testresultaten van ten minste 15 deelnemers; en

2˚ direct herleidbare persoonsgegevens zoals naam, leeftijd en etniciteit geen onderdeel uitmaken van het rapport tenzij specifiek toestemming is verleend voor verwerking van dergelijke persoonsgegevens door betrokkene; en

3˚ Bewegen Werkt BV. van mening is dat verstrekking van de documentatie geen onevenredige bedreiging vormt voor de privacy van de betreffende deelnemers.

b. opdrachtgever te kunnen voorzien van faciliterende informatie betreffende de af te nemen diensten, geaccordeerde projecten en facturatie;

c. opdrachtgever te kunnen voorzien van actuele informatie betreffende de dienstverlening van Bewegen Werkt, nieuwsberichten en subsidiemogelijkheden waarmee de opdrachtgever in staat wordt gesteld adequaat te reageren op maatschappelijke en economische ontwikkelingen welke mogelijk van invloed zijn op de vitaliteit en duurzame inzetbaarheid van deelnemers aan betreffende diensten.

3. het verbeteren van onze dienstverlening en bijbehorende (wetenschappelijke) onderbouwing. Dat doen we door (wetenschappelijk) onderzoek te (laten) doen, mits;

a. Het onderzoek wordt uitgevoerd door Bewegen Werkt; of

b. Het onderzoek wordt uitgevoerd door een derde, externe partij waarmee een overeenkomst is aangegaan waarbij ten minste sprake is van een geheimhoudingsverklaring ten aanzien van de te verwerken (persoons-)gegevens; of

c. Data onherleidbaar is in de gevallen dat Bewegen Werkt data beschikbaar stelt voor onderzoek, uitgevoerd door een derde waarmee géén expliciete, bindende afspraken zijn gemaakt ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens.

4. Werking

4.1 Bewegen Werkt draagt er zorg voor dat persoonsgegevens in overeenstemming met de wet en op zorgvuldige wijze worden verwerkt. De persoonsgegevens worden opgeslagen in een cloud omgeving welke voldoet aan de wettelijk gestelde eisen omtrent veiligheid en welke onderhouden wordt door onze gecertificeerde netwerkbeheerder. Bescherming van toegang tot deze opslag wordt geregeld in artikel 6 van dit reglement.

4.2 Persoonsgegevens worden alleen verzameld en verwerkt voor de in artikel 3 beschreven doeleinden.

4.3 Persoonsgegevens worden slechts verwerkt indien:

a. de betrokkene voor de verwerking van zijn persoonsgegevens expliciet toestemming heeft verleend; of

b. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor het uitvoeren van een overeenkomst waar de betrokkene partij in is. Of voor het nemen van precontractuele maatregelen naar aanleiding van een verzoek van de betrokkene en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst; of

c. de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan Bewegen Werkt onderworpen is; of

d. de gegevensverwerking noodzakelijk is ter vrijwaring van een vitaal belang van de betrokkene; of

e. de gegevensverwerking noodzakelijk is om een publiekrechtelijke taak goed te vervullen door het desbetreffende bestuursorgaan dan wel het bestuursorgaan waaraan de gegevens worden verstrekt; of

f. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene, in het bijzonder het recht op de persoonlijke levenssfeer, prevaleert.

4.4 Bewegen Werkt is verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan hij kennisneemt, tenzij enig wettelijk voorschrift Bewegen Werkt tot mededeling verplicht. In de Arbeidsovereenkomsten tussen Bewegen Werkt en haar medewerkers (inclusief het Personeelshandboek) is vastgelegd dat de medewerker zowel tijdens als na beëindiging van het dienstverband, verplicht is tot geheimhouding van kennis/informatie die bij zijn functie ter kennis komt (voor zover de verplichting uit de aard van de zaak volgt of hem uitdrukkelijk is opgelegd).

5. Opgenomen gegevens

5.1 Persoonsgegevens die door Bewegen Werkt worden verwerkt zijn verzameld door de medewerkers van Bewegen Werkt. De persoonsgegevens worden verstrekt door de betrokkene, de opdrachtgever, eventuele behandelaar(s) van de betrokkene of door elke andere rechtmatige wijze van gegevensverschaffing.

Bewegen Werkt handelt in dienst van de opdrachtgever. Als de opdrachtgever persoonsgegevens aan Bewegen Werkt verstrekt, is de opdrachtgever zélf verantwoordelijke verwerker. Ook eventuele behandelaar(s) van de betrokkene zijn zelf verantwoordelijke verwerkers.

5.2 De volgende persoonsgegevens kunnen door Bewegen Werkt (met inachtneming van het bepaalde in dit reglement) worden verwerkt:

  • naam en geboortedatum;
  • adres, plaats en telefoonnummer van zowel de woonplaats als een tijdelijke verblijfplaats;
  • geslacht, burgerlijke staat, geboorteland, nationaliteit;
  • bedrijf / instelling, afdeling, functie, aard dienstverband, datum in- en uitdiensttreding;
  • uitvoeringsinstelling voor de sociale zekerheid;
  • personeelsnummer, BSN-nummer, bankrekeningnummer;
  • naam, adres, woonplaats en telefoonnummer van de huisarts;
  • arbeidsomstandigheden;
  • resultaten van incidentele en periodieke fitheids-/inzetbaarheids- /gezondheidsonderzoeken en gerelateerde (vragenlijst)onderzoeken;
  • gegevens voortvloeiende uit het rapport van de bedrijfsarts, verzekeringsarts, -casemanager, consulent en/of het intakegesprek met behandelaar of opdrachtgever;
  • de belastbaarheid in relatie tot de belasting in het werk;
  • voorgestelde en getroffen re-integratiemaatregelen en aanpassingen in de arbeidsomstandigheden;
  • resultaten van overleg met de opdrachtgever, bedrijfsarts, behandelaars, uitvoeringsinstellingen voor de sociale zekerheid en van verzekeringsmaatschappijen.

6. Wie heeft toegang tot persoonsgegevens

6.1 De elektronische verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in artikel 4.1 van dit reglement geschiedt enkel door personen waarbij sprake is van een dienstbetrekking met Bewegen Werkt waarbij een geheimhoudingsverklaring onderdeel uitmaakt van betreffende betrekking, De persoonsgebonden toegang wordt beschermd door middel van het van een persoonlijk wachtwoord tot de betreffende omgeving.

6.2 De toegang tot de elektronische omgeving wordt geregeld met een rechtenstructuur waarbij toegang tot bestanden en applicaties specifiek en doelgericht op de persoon is en de benodigde toegang dient te worden geautoriseerd. Dit betekent dat medewerkers alleen toegang hebben tot mappen en applicaties die voor de uitvoering van hun werkzaamheden noodzakelijk zijn op basis waarvan zij voor betreffende applicaties geautoriseerd worden.

6.3 In afwijking van het eerdergenoemde beperkte toegang zijn gevallen denkbaar waarin een derde beperkte toegang heeft tot specifieke persoonsgegevens. Te denken valt aan een medewerker die invalt voor een andere medewerker of een intern/extern onderzoeksbureau dat éénmalig de beschikking moet krijgen over persoonsgegevens om het betreffende onderzoek te kunnen uitvoeren. In dergelijke gevallen wordt een geheimhoudingsverklaring toegevoegd aan de geldende overeenkomst die wordt aangegaan met betreffende partij, zoals de overeenkomst van opdracht, verwerkersovereenkomst of andere wettelijke overeenkomst.

Ongeacht van het soort overeenkomst dat ten grondslag ligt aan de werkzaamheden van deze derde, zal toegang tot persoonsgegevens zo beperkt mogelijk en enkel doelmatig worden verleend.

6.4 Indien er sprake is van teambegeleiding met instemming van de betrokkene geldt de toegang voor alle teamleden voor zover dit in het kader van de begeleiding noodzakelijk is.

7. Bewaartermijn persoonsgegevens

7.1 Op grond van de doelstellingen zoals benoemd in hoofdstuk 3 van dit reglement, worden persoonsgegevens tenminste gedurende het project waarvoor deze gegevens zijn verzameld, bewaard. Tenzij anders overeengekomen met de opdrachtgever.

7.2 Na afloop van het project zullen persoonsgegevens enkel worden bewaard voor zover zij niet te herleiden zijn naar een natuurlijk persoon.

7.3 Facturatie en afhandeling van betalingsovereenkomsten maken in de zin van dit artikel onderdeel uit van het project.

Rechten van betrokkenen

8. Recht op informatie

8.1 Indien betrokkene toestemming verleent aan Bewegen Werkt om zijn/haar persoonsgegevens te verwerken. Dan wordt betrokkene op begrijpelijke wijze, geïnformeerd over de doeleinden die de verwerking van de persoonsgegevens rechtvaardigen.

8.2 Betrokkene wordt geïnformeerd over de wijze waarop hij/zij aanspraak kan maken op zijn rechten ten aanzien van zijn persoonsgegevens.

9. Recht op inzage in, en verstrekking van persoonsgegevens

9.1 De betrokkene heeft recht op inzage in zijn eigen persoonsgegevens. De betrokkene hoeft geen reden te geven voor een inzageverzoek.

De betrokkene is verplicht zich ten opzichte van Bewegen Werkt te legitimeren door middel van een geldig paspoort, identiteitskaart of rijbewijs.

9.2 Inzage door een schriftelijk gemachtigde vertrouwenspersoon van de betrokkene is mogelijk. Hierbij dient aan de schriftelijke machtiging van de betrokkene een kopie van een geldig paspoort, identiteitskaart of rijbewijs van zowel de betrokkene als zijn vertrouwenspersoon te zijn gehecht.

10. Recht op rectificatie en verwijdering van persoonsgegevens

10.1 De betrokkene heeft te allen tijde het recht om Bewegen Werkt schriftelijk te verzoeken om verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van zijn/haar persoonsgegevens.

a. Rectificatie van gegevens (wijziging/aanvulling) kan worden verzocht indien de gegevens;

  • feitelijk onjuist zijn;
  • onvolledig zijn of niet ter zake doen voor het doel waarvoor ze zijn verzameld;
  • op een andere manier in strijd met een wet worden gebruikt.

b. Verwijdering van persoonsgegevens kan te allen tijden worden verzocht.

10.2 Een verzoek tot rectificatie of verwijdering van persoonsgegevens kan de betrokkene schriftelijk indienen en richten aan info@bewegenwerkt.nl of per post aan:

Bewegen Werkt
Welnalaan 5
7523 NG Enschede

10.3 Een verzoek tot rectificatie of verwijdering van persoonsgegevens kan enkel worden ingewilligd indien de identiteit van betrokkene onomstreden kan worden vastgesteld.

a. Ter identificatie van betrokkene dient het verzoek te zijn voorzien van een kopie van een geldig paspoort, rijbewijs of ander identiteitsbewijs (of kan betrokkene deze tonen in geval van verzoek ter plaatse).

b. Daarnaast dienen minimaal 2 van de volgende gegevens te zijn opgenomen in het verzoek:

  • Projectnaam van het project waar betrokkene aan heeft deelgenomen
  • Datum van deelname aan het project
  • Locatie van het project
  • Naam van betreffende projectleider/coach/docent
  • Bedrijfsnaam van organisator/opdrachtgever

10.4 Betrokkene ontvangt binnen vier weken een reactie van Bewegen Werkt op diens verzoek tot rectificatie of verwijdering van diens persoonsgegevens.

a. Verwijdering van persoonsgegevens gebeurt onmiddellijk en uiterlijk binnen twee maanden na ontvangst van betreffend verzoek, mits geen twijfel bestaat over de identiteit van verzoeker.

b. Rectificatie van persoonsgegevens gebeurt onmiddellijk, mits geen twijfel bestaat over de identiteit van verzoeker en de verzochte wijzigingen niet als onevenredige inspanning aan te merken is.

10.5 Indien persoonsgegevens worden verwijderd of gerectificeerd op basis van een verzoek van betrokkene, zal Bewegen Werkt eventuele derden waarmee betreffende gegevens zijn gedeeld, infomeren over deze wijziging. Derden zijn verplicht dergelijke wijzigingen door te voeren in het eigen systeem.

10.6 Na afhandeling van een verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, wordt betrokkene hiervan op de hoogte gesteld en worden de gegevens welke zijn ontvangen ter identificatie, eveneens verwijderd uit de systemen van Bewegen Werkt.

11. Klachten

11.1 Indien de betrokkene of een belanghebbende van mening is dat Bewegen Werkt in strijd handelt met het bepaalde in de artikelen 8, 9 en/of 10, kan bij Bewegen Werkt schriftelijk een klacht worden ingediend. Daarin moet ook de reden van de klacht worden vermeld.

11.2 Ingediende klachten worden door Bewegen Werkt afgehandeld met inachtneming van het bepaalde in de geldende wet- en regelgeving.

11.3 Door Bewegen Werkt wordt binnen één maand na gedagtekende ontvangst van een klacht een met redenen omklede beslissing genomen over de klacht, welke beslissing aan de betreffende betrokkene of belanghebbende wordt toegezonden.

11.4 Indien betrokkene of belanghebbende zich niet kan verenigen met de reactie die door Bewegen Werkt (op grond van de hiervoor genoemde klachtenprocedure) is gegeven of geen reactie van Bewegen Werkt heeft ontvangen binnen de in artikel 11.3 gestelde termijn, kan de betrokkene/belanghebbende zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in zijn geschil met Bewegen Werkt.

Overgangs- en slotbepalingen

12. Looptijd

Behoudens de wettelijke bepalingen is dit reglement van kracht zolang artikel 3 van toepassing is, met in achtneming van artikel 15.

13. Wijziging van het reglement

13.1 Wijzigingen van dit reglement worden aangebracht door Bewegen Werkt.

13.2 Wijzigingen in dit reglement worden op verschillende manieren onder de aandacht gebracht waarbij expliciet wordt benoemd welke onderdelen van het reglement zijn gewijzigd én dat het intrekken van eerder gegeven toestemming te allen tijde mogelijk is. Bekendmaking van het bestaan van een gewijzigd reglement gebeurt in ieder geval door middel van:

  • publicatie op de website
  • nieuwsbericht in de (digitale) nieuwsbrief met verwijzing naar de website
  • nieuwsbericht op Social Media zoals bijvoorbeeld LinkedIn

Actuele deelnemers en opdrachtgevers worden geattendeerd op wijzigingen middels mail en/of per brief waarbij wordt verwezen naar het nieuwe reglement welke te vinden is op de website van Bewegen Werkt.

14. Inwerkingtreding van het reglement

Dit reglement is aangepast per 20 augustus 2018.