Teamvergadering plus

Waar hebben we het over?

''We spreken elkaar weer tijdens de meeting van vanmiddag.'' Heb jij ook vaak interne meetings of werkoverleggen? Heel goed! Meetings bevorderen onder andere de samenwerking, coördinatie, communicatie en motivatie. Maar heb je wel eens aan een meeting met een externe gespreksleider gedacht?

Waarom een externe gespreksleider?

Een teamvergadering met een gespreksleider van buiten de organisatie kan heel nuttig zijn. Een externe gespreksleider staat los van interne politiek en belangen binnen het bedrijf, waardoor hij of zij objectiever kan zijn tijdens het overleg. Daarnaast kan een externe gespreksleider ervoor zorgen dat ook mensen die doorgaans meer op de achtergrond blijven, meer ruimte krijgen om hun stem te laten horen. Hierdoor ontstaat een inclusieve vergadercultuur waarbij iedereen de kans krijgt om actief deel te nemen. In vergelijking hiermee kunnen interne leiders soms de neiging hebben om de discussie te 'domineren', waardoor andere deelnemers minder aan bod komen. Ook kan een externe gespreksleider nieuwe inzichten en perspectieven geven die mogelijk over het hoofd worden gezien door interne teamleden. Dit kan zorgen voor een nieuwe verfrissende blik.

Waar gaan we het over hebben?

Het doel van een meeting met een externe gespreksleider kan een gesprek over onderwerpen die ervoor zorgen dat iedereen vitaal aan het werk is en blijft zijn. Hieronder vind je een lijstje van onderwerpen die goed zijn om te bespreken in dit overleg:

  • Communicatie: Bespreek hoe de communicatie binnen het team verloopt en of er ruimte is voor verbetering. Wat vinden we bijvoorbeeld van deze manier van communiceren, is dit gewenst?
  • Productiviteit. Tijdens de meeting kan nagedacht worden over kleine stappen die gezet kunnen worden om het werk zo goed, snel en efficiënt mogelijk te laten verlopen. Bespreek wat momenteel de gang van zaken is en waar verbeterpunten liggen?
  • De werk-privébalans. Een meeting met een externe gespreksleider is ook het perfecte moment om de werk-privébalans te bespreken. Hoe zit het met deze balans in de organisatie? Als hier oog voor is, dan voelen medewerkers zich een aanzienlijk stuk vitaler.
  • Roosters. Collega’s willen graag dat er goed naar hun wensen wordt geluisterd. Het is dan ook belangrijk dat collega’s zich gehoord voelen bij het aanvragen van vrije dagen of vakantie. Zijn er momenten waarop dit proces beter kan verlopen?
  • Een goede samenwerking. Elkaar helpen en werk overnemen is belangrijk als er bijvoorbeeld door ziekte gaten vallen in de bezetting. Wat zijn taken die je het liefst doet, waar je goed in bent en waar je energie van krijgt? Misschien ontdek je een taak waar je stiekem leuker vindt dan je voorheen dacht.
  • Collegiale steun. Een positieve teamsfeer maakt het voor iedereen gemakkelijker om het vol te houden. Laten we kijken waar er ruimte is voor verbetering in de teamdynamiek.